WEB求人|転職者の疑問・お悩みを解決! ―第6回 ビジネス文書の郵送―

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今回のテーマ

第6回目のテーマはこちら!

『ビジネス文書の郵送』

面接の前に履歴書や職務経歴書、ポートフォリオ等を事前に郵送するよう言われることがありますが、いざ郵送しようとすると宛名の書き方や同封する書類など、通常の郵便物と同じでいいのだろうか?と迷うことがあるかと思います。

ビジネス文書は家族や友人・知人に送る手紙とは異なり、いくつかのルールがあります。今回はそのルールについて解説していきます!

封筒(表)の書き方

まずは、封筒の表面・宛先の書き方です。

1.住所
住所は都道府県からビル名・階数まで省略せずに正確に書きます。
番地などの数字は漢数字を使います。

2.社名・部署名
会社名は「(株)」などと省略せずに正式名称を書きます。
部署名が短い場合は社名の下に1文字空けて、同じ行に書いても問題ありません。

3.役職名
氏名の上に小さく書きます。役職名が長い場合は氏名の右側に書きます。
「田中太郎部長様」など「氏名+役職名+敬称」と書くのは二重敬語となるので間違いです。

4.氏名・敬称
氏名はいちばん大きく書きます。
個人名の場合は「様」、人事部など部署宛の場合は「御中」を使います。氏名が分からない場合は、「採用ご担当者様」とします。

封筒(裏)の書き方

次に、封筒の裏面・差出人の書き方です。

1.封字
確かに封をしたことの印であり、途中で誰にも開封されていないことを証明するための封字を書きます。「〆」を使うのが一般的です。「×」に見えないよう注意しましょう。
なお、横向きの洋封筒の場合は封字は必要ありません。

2.差出人住所・氏名
基本的には封筒の中央に書くのが正解ですが、左端に郵便番号を書く欄が設けられている封筒の場合は、左端に書いてもOKです。
宛先と同様、都道府県やビル名など省略せずに書きます。

送付状の書き方

履歴書などの書類を企業に送付する場合、その書類そのものだけではなく、送付状(添え状)も一緒に同封するのがマナーです。
では、その送付状にはどんな内容を記載するのか見ていきましょう。

1.日付
書類を送付する年月日を右上に記載します。

2.宛名
封筒と同様、会社名・部署名などを省略せずに記載します。

3.差出人
郵便番号・住所・氏名に加え、連絡がつきやすい電話番号も記載します。

4.タイトル
内容を簡潔にまとめたタイトルを中央に記載します。

5.頭語・結語・挨拶文
頭語「拝啓」で始まり、結語「敬具」で終わらせるのがビジネス文書では一般的です。「拝啓」の後ろは1字空けて、時候の挨拶文を続けます。

6.送付書類の内容
「記」で始まり、「以上」で終わるようにします。間には、送付する書類の内容と枚数を記載します。
「以上」は締めの言葉ですので、その後には何も記載しないようにしましょう。

まとめ

ビジネス文書の郵送は、家族や友人に送る手紙と同じようにしても届くことは届きます。
しかし、こういった様々なルールやマナーを知っている人か知らない人かというところで、すでに他の応募者と差がついてしまうかもしれません。
履歴書を送る時点から面接は始まっていると思って、マイナスの印象にならないよう郵送のルールをぜひ覚えてください!

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