WEB求人|転職者の疑問・お悩みを解決! ―第1回 『ビジネスメールの素朴な疑問を解決!〜宛名の書き方編〜』―


年間1万人以上の求職者とやりとりをしている人材エージェントである当社だからこそ知り得た、求職者・転職者が実際に疑問に思っていることや不安に思っていることなどを、様々な切り口で解決していきます!

今回のテーマ

第1回目である今回のテーマはこちら!

『ビジネスメールの素朴な疑問を解決!〜宛名の書き方編〜』

ビジネスメールには様々なルールやマナーが存在しますが、
実際に使用する場面では、そのルールやマナーを臨機応変に変えながら対応することが多くなります。
基本のルール・マナーを解説しているサイトや本はたくさんありますが、
実際に直面する疑問を解決できるのは、ここだけです!

今回は、メール本文の先頭に記載する宛名の書き方についてです。
ここで解説している内容をぜひあなたの仕事にも役立ててください!

宛名に書くのはTOの人だけ?CCの人の名前も書く?

まず、宛先のTO、CCの役割についておさらいしておきましょう。
TO … メインの宛先
CC … メインの宛先ではないが、メールの内容を共有したい人

メール本文の最初に、今回のメールを最も読んでほしい相手、メインの宛先の人の名前を記載すると思いますが、CCの人の名前は記載すべきでしょうか?

CCの人に必ず確認してほしい場合、あるいはTOの人にCCに誰が入っているかを強調して伝えたい場合は、メール本文の宛名に「CC:●●様」などの記載をしたほうがよいでしょう。

CCに入っている人は、メールが届いたからと言って必ずしも読んでいるとは限りませんが、
メール本文に自分の名前が入っていたら、自分に関係のあるメールだと認識し、目を通すでしょう。

「ルール上CCに入れているだけ」あるいは「前回の流れでいれているだけ」などの場合は不要ですが、
基本的にはメール本文の宛名にCCの人の名前を記載すると、CCの人にも読まれる可能性が高くなります。

宛名の会社名や役職名は省略してもOK?

宛名の書き方の基本的なルールは、以下の5点です。

・会社名 … 「株式会社」を(株)などに省略しない
・部署名
・役職名
・氏名 … 氏名は基本的にはフルネームで
・敬称 … 個人宛の場合は「様」、会社・部署宛の場合は「御中」

ただし、何回もやり取りするメールで毎回これを書いていると、文章も長くなってしまいますし、親しくなっている相手にはよそよそしい印象になってしまいます。

基本的には、初めての連絡の場合は上記5点を必ず入れたほうがよいですが、
何回もやり取りしている場合は、会社名+氏名+敬称でもよいでしょう。
相手との関係性を考えて、臨機応変に基本ルールを変えていくことも大切です。

メイン担当者とその上司を宛先にする場合、宛名の順序は上司が先?メイン担当者が先?

宛名の順序は基本的に役職順に書くのがルールです。
しかし、メイン担当者とその上司をTOに入れた場合、いちばん読んでほしいのはメイン担当者ですが、それでも上司を先に書くのが正解でしょうか?それとも、メイン担当者を先に書いてもOKでしょうか?

正解は、TOに2人を入れたのであれば、上司を先に書くのが正解です。
メイン担当者が主に対応している、メイン担当者にいちばん読んでほしいというのであれば、
上司はCCに入れましょう。
そうすれば、宛名にはメイン担当者の名前を書き、上司は「CC:●●様」という形で記載しておくとよいでしょう。

基本的に宛名はTOの人の名前を書くものですので、TOに複数名入れた場合は役職順に書きましょう。
もし、役職が同じ人であれば、メインに対応している人の名前を先に記載してもOKです。

まとめ

メールは相手の表情や感情が読み取りにくい分、文章が全てを語ります。

宛名は必ず一行目に書き、差出人の印象を決める重要な役割を担っています。
基本的なルールやマナーをおさえつつ、相手によって、その時の状況によって、
臨機応変に対応することで、お互いに気持のよいやりとりができるよう心がけていきましょう!